Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем. Шапка письма


Деловое письмо | Образец - бланк - форма

Деловое письмо это ваш официальный представитель. Помимо содержание очень важно правильно оформить деловое письмо, как известно "встречают по одежке". Рассмотрим порядок оформления делового письма.

Бланк

Деловое письмо (Business letter) должно быть оформлено на официальном бланке организации. В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

  • название организации;
  • физический адрес организации;
  • телефон и факс;
  • web-сайт и e-mail.

Также на бланке могут быть отражены реквизиты организации и её логотип.

Наличие всей этой информации позволяет адресату быстро узнать отправителя и направить ответное письмо на правильный адрес.

Поля

Деловое письмо обязательно должно иметь поля: слева – около трёх сантиметров, справа – около полутора. Советуем Вам пользоваться стандартными формами Microsoft Word. Поля необходимы для возможных заметок, которые будет делать адресат, а также для подшивки письма в архивную папку.

Регистрационный номер

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем, необходим для Вашего же удобства. Например, Вы решили отправить письмо в другую организацию и не присвоили ему дату и номер. А если эта компания получает несколько тысяч писем в день, как Вы будете отслеживать судьбу своего послания? Обычно ищут по дате и номеру. Особенно это актуально для государственных учреждений. Письмо-ответ помимо собственного исходящего номера должно также содержать информацию о номере входящего письма, ответом на которое оно является. Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма. Естественно, что в любой организации входящие и исходящие письма должны аккуратно регистрироваться.

Пример:

Исх. №546 от 28.07.2008 на вх. №321 от 25.07.2008

Шапка письма

Шапка письма, содержащая обращение к адресату, размещается чуть ниже регистрационного номера и обычно оформляется следующим образом: должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Пример:

Генеральному директоруООО «Рассвет»Милославскому П.Н.

Уважаемый Павел Николаевич!

Шрифт

Шрифт письма принципиальным образом влияет на его восприятие адресатом. Шрифт не должен быть слишком мелким или слишком крупным. При этом, он должен быть одинаковым на всём протяжении письма. Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками. Но если Вам известно, что у адресата плохое зрение, проявите заботу – увеличьте шрифт письма.

К выбору шрифта писем личной деловой переписки (приглашения, поздравления, соболезнования и т.п.) можно подойти более творчески.

Нумерация листов

Нумерация листов особенно важна для писем, объем которых превышает 2 страницы, а особенно для тех, что содержат приложения. При проставлении нумерации листов в текстовом редакторе Microsoft Word мы рекомендуем Вам пользоваться функцией «Колонтитулы» - «Вставить автотекст» - «Стр. № из всего». Это позволит адресату правильно оценить общий объем письма и не перепутать последовательность его страниц.

Нумерация проставляется в нижнем правом углу листа.

Информация об исполнителе

Информация об исполнителе должна обязательно содержаться во всех деловых письмах, которые подписывают топ-менеджеры компании и руководители подразделений. Это позволит адресату быстро найти конкретного специалиста, отвечающего за решение вопроса в компании-отправителе.

Информация об исполнителе должна содержать его ФИО (желательно полностью, иначе Вашему контрагенту будет сложно начинать телефонный разговор, который может потребоваться для выяснения дополнительной информации) и номер контактного телефона – рабочего или мобильного. Также желательно указать адрес электронной почты.

Информация об исполнителе пишется в самом конце письма после подписи. Кегль его шрифта должен быть на одну или две единицы меньше шрифта основного текста письма.

Приложения

Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью.

Пример:

К данному письму прилагается 2 документа на 3-х листах:1. акт сдачи-приемки выполненных работ в двух экземплярах;2. счёт-фактуры.

С уважением, Главный бухгалтер мебельной фабрики «Большевичка» Васильева Н.К.

blanker.ru

Деловое письмо. Образец делового письма 2018 года

Составление различного рода деловых писем – необходимая часть работы представителей бизнеса. Благодаря подобным посланиям они приобретают возможность решать коммерческие вопросы наиболее доступным, быстрым и оптимальным путем.

ФАЙЛЫСкачать пустой бланк делового письма .docСкачать образец делового письма .doc

Какие деловые письма бывают

Условно деловые письма можно разделить на несколько основных категорий:

Отдельным пунктом можно пометить ответы на все эти письма, которые также являются частью официальной деловой корреспонденции и также пишутся по определенным канонам.

Кто должен выступать в роли автора письма

Деловые письма всегда должны содержать подпись. При этом непосредственно составлением письма может заниматься любой сотрудник компании, в чью компетенцию входит данная функция или уполномоченный на это распоряжением директора. Обычно это специалист или руководитель того структурного подразделения, в ведение которого входит тематика послания. Однако вне зависимости от того, кто именно занят написанием, письмо в любом случае нужно передавать на утверждение руководителю, памятуя о том, что оно пишется от лица компании.

Общие правила написания деловых писем

Все деловые послания должны касаться только деятельности фирмы или обстоятельств, с ней связанных. При этом, вне зависимости от содержания, они должны подчиняться некоторым требованиям.

В первую очередь, это определенная структура. В послании всегда должны быть указаны:

  • дата написания,
  • реквизиты отправителя и получателя,
  • вежливое адресное обращение (в виде формулировки «Уважаемый Иван Петрович», «Уважаемая Елена Григорьевна»),

Следует отметить, что письма могут адресовываться как отдельным сотрудникам, так и целым коллективам (в этом случае достаточно ограничиться приветствием «Добрый день!»).

  • информационная составляющая, содержащая причины и цели, послужившие основанием для написания письма,
  • просьбы и объяснения
  • заключение.
  • К письму могут прилагаться различные дополнительные документы, фото и видео свидетельства – при наличии таковых, это необходимо отразить в основном тексте.

    Письмо можно оформлять как на обычном стандартном листе формата А4, так и на фирменном бланке организации. Второй вариант предпочтительнее, поскольку при нем не надо вручную вбивать реквизиты компании, кроме того, такое письмо выглядит солиднее и лишний раз свидетельствует о принадлежности послания к официальной корреспонденции. Его можно писать в рукописном виде (особенно удачно получаются письма, написанные каллиграфическим почерком), или же печатать на компьютере (удобно, когда нужно создать несколько копий письма).

    Письмо обязательно должно быть заверено подписью, но при этом проштамповывать его не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица освобождены от необходимости применять в своей деятельности печати.

    Перед отправлением послание при надобности регистрируется в журнале исходящей документации, в котором ему присваивается номер и ставится дата отправления.

    Образец делового письма

    На что обращать внимание при составлении письма

    При составлении письма нужно тщательно следить за правописанием, придерживаться правил и норм русского языка по части лексики, грамматики, пунктуации и т.д. Получатели всегда обращают внимание на то, насколько грамотно изложены и оформлены мысли в послании.

    Не стоит забывать о том, что проведенные исследования однозначно говорят о том, что люди не готовы тратить на прочтение подобного рода писем более одной минуты.

    Письмо необходимо писать в корректной форме, не «растекаясь мыслью по древу», достаточно коротко и емко, по делу. Каждая новая тема должна быть оформлена в виде отдельного абзаца, которые при необходимости надо разделить на пункты. Кроме того, лаконичное и четкое письмо даст понять получателю, что автор ценит его время. Здесь поговорка «краткость — сестра таланта» — к месту.

    Чего нельзя допускать в деловом письме

    В деловых письмах совершенно недопустим развязный или фривольный тон, ровно как и лишком сухой текст и банальные «штампы». Также следует избегать сложных формулировок, обилия причастных и деепричастных оборотов, специальной терминологии, понятной узкому кругу специалистов.

    В письмо нельзя включать непроверенные, недостоверные и уж, тем более, заведомо ложные сведения.

    Надо иметь ввиду, что такой тип посланий не только является частью рутинной деловой корреспонденции, но и, во многих случаях, относится к официальным документам, которые впоследствии могут обрести статус юридически значимых.

    Как отправить письмо

    Любое официальное послание можно отправить несколькими основными путями.

    1. Первый, — наиболее современный и быстрый, — через электронные средства связи. Это удобно и оперативно, к тому же позволяет отправить информацию практически неограниченного объема.

      Минус здесь один – при большом количестве почты у адресата, письмо может легко затеряться или же попасть в папку «Спам», поэтому при отправлении писем таким способом, желательно дополнительно удостовериться в том, что письмо получено (через простой телефонный звонок).

    2. Второй путь: консервативный, который позволяет переслать послание Почтой России. При этом рекомендуется применить функцию отправки заказным письмом с уведомлением о вручении – такая форма гарантирует то, что письмо дойдет до адресата, о чем получатель получит специально уведомление.

      Обычно отправление через стандартную почту используется в тех случаях, когда отправляются оригиналы документов, письма, заверенные живыми подписями и печатями.

    3. Также письмо можно отправить через факс или различные мессенджеры, но только при том условии, что отношения между партнерами достаточно близкие и вполне допускают такой путь переписки.

    assistentus.ru

    Как правильно оформить шапку письма. Как правильно оформить. Kak-PravilnoDelat

    Как оформить шапку письма

    Деятельность любой компании немыслима без деловой переписки. Естественно, как и вся официальная документация, оформление делового письма, его содержание, стиль и язык строго регламентированы. Такие требования предъявляются как к самому письму, так и к его «шапке» - предваряющей основной текст информации.

    Спонсор размещения PG Статьи по теме Как оформить шапку письма Как написать шапку Как подписать деловое письмо Как написать письмо министру

    Изучите общие требования, установленные к оформлению деловой документации. Основным регламентирующим документом на сегодняшний день является ГОСТ Р 6.30-2003, он распространяется на все виды унифицированных документов, к которым относятся и деловые письма. Ознакомьтесь с теми требованиями, которые вам нужно будет знать при написании шапки письма, узнайте, что входит в состав реквизитов, требования к реквизитам документации, бланкам писем.

    Для написания деловых официальных писем используйте бланк вашего предприятия, который должен быть напечатан на стандартном листе писчей белой бумаги формата А4. На бланке обязательно должен быть указан логотип и полное наименование вашего предприятия, его реквизиты, почтовый адрес, контактные телефоны, факс и адрес электронной почты, по которому можно связаться с администрацией. Если вы представляете государственную организацию, обратите внимание, чтобы были соблюдены требования к изображению герба Российской Федерации, которые также установлены в ГОСТ Р 6.30-2003.

    В шапке письма, в левом верхнем углу, предусмотрено поле для заголовка письма. В нем вы должны в одном предложении сформулировать тот вопрос, который будет рассматриваться в основном тексте письма. Он поможет руководителю или другому должностному лицу, которому письмо адресовано, определить, кого пригласить в качестве консультанта по рассматриваемому вопросу или кому поручить решение вопроса данного письма.

    В правом верхнем углу напишите должность, организацию, фамилию и инициалы адресата, укажите почтовый индекс и адрес, по которому нужно будет отправить письмо. Если ваш адресат имеет научные звания, то их также можно отразить перед его фамилией.

    Обращение также входит в шапку письма. Начните его со слов: «Уважаемый…» и обратитесь к должностному лицу по имени и отчеству. Если они вам неизвестны, то можете узнать их, обратившись в секретариат той организации, куда вы пишите письмо.

    Как отправлять сопроводительное письмо Содержание и оформление документов и деловых бумаг, которые сопровождают деятельность любого предприятия или организации, регламентируются соответствующими документами, государственными стандартами. Сопроводительное письмо относится к деловым документам, поэтому оно должно соответствовать тем

    Как подписать деловое письмо Этикет делового общения подразумевает правильное составление письменной корреспонденции. И если шаблоны и шапки деловых писем оформляются довольно стандартно, то подписям в корреспонденции уделяется недостаточно внимания. Чтобы адресат правильно расшифровал ваше послание, деловое письмо имело

    Как овладеть навыками делового письма Представителям самых разных профессий в рабочем процессе нередко требуется навык создания деловой документации и написания деловых писем. Научившись грамотно составлять деловые письма, вы создадите в глазах своих клиентов, сотрудников и партнеров правильный имидж серьезного работника, который знает

    Как написать деловое письмо-ответ Получая сообщения от партнера по бизнесу, многие стараются как можно быстрее ответить на полученный запрос, чтобы не заставлять ждать партнера. И это правильно - время в этом случае нередко имеет значение, которое трудно переоценить. Но не задумываясь особо о форме ответа, мало кто думает, что этим

    Как оформить деловое письмо От оформления и содержания делового письма во многом зависит судьба намеченного дела, дальнейшего сотрудничества, просьбы. Этот документ вы готовите и направляете в адрес своего потенциального или действующего инвестора, партнера. Оно играет роль верительной грамоты, по которой адресат будет

    Как написать грамотно письмо Во многом судьба намеченного дела, просьбы, заявления, дальнейшего сотрудничества зависит от первого делового письма, которое вы направите в адрес своего потенциального партнера или инвестора. Это своего рода визитная карточка по которой можно судить о том, насколько серьезно следует отреагировать

    Как написать письмо министру В жизни каждого человека возникают ситуации, когда необходимо написать письмо в адрес высокопоставленных чиновников. Многие теряются и не могут подобрать нужных слов, по-деловому и логично выстроить свое сообщение с тем, чтобы письмо не выбросили в корзину для мусора, а непременно прочитали до

    Как писать деловое письмо В наше время письма уходят в прошлое и становятся редкостью. Но это не касается деловой переписки. Деловые письма являются официальным документом. С их помощью устанавливаются контакты, они фиксируют все этапы деловых взаимоотношений. И умение составить деловое письмо говорит о квалификации

    Как написать деловое письмо Письма, которые предназначены для прочтения родственниками или друзьями, не требуют особого оформления. Другое дело – деловая переписка, которая подразумевает переписку между клиентами, заказчиками, работодателями и служащими. Необходимо иметь четкое понятие, как написать деловое письмо, как

    Как составить письмо Оформлению деловой переписки многие фирмы уделяют не так много внимания. Часто можно видеть, что серьезные письма и сопутствующая корреспонденция напечатаны на обычном белом листе формата А4. При этом немногие знают, что порядок оформления подобного рода документации регламентируется ГОСТ

    Как написать шапку письма

    Выберите украшенную монограммой или именную почтовую бумагу. В отличие от шапки деловых писем, многие личные письма пишутся от руки на почтовой бумаге, на которой указаны инициалы или полное имя человека наверху бумаги.

    Напишите свой адрес в правом верхнем углу, только в том случае, если человек, которому вы пишете, еще не знает ваш адрес. Конверты могут быть выброшены, а наличие адреса отправителя является лучшим способом, чтобы поощрить написание ответа. Переходите к дате, если вы в дружеских отношениях с получателем. [3]
    • Адрес отправителя должен содержать две строки, название улицы и города, штат и почтовый код. Имя не нужно.

    Напишите дату написания и отправки письма двумя строками ниже вашего адреса слева или справа. Используемый формат: день, месяц и год. Например, 15 сентября .
    • Личные письма должны быть отправлены сразу же после написания, чтобы быстро доставить срочную информацию.

    Не пишите адрес получателя в неофициальных письмах. Если вы пишете официальную жалобу или письмо, в котором официально делаете заявление организации, вы должны использовать правила этикета деловой переписки.

    Ваше приветствие начните с Дорогой.” Формальность адреса будет зависеть от того, насколько хорошо вы знаете человека, которому пишете. Всегда использовать двоеточие после приветствия.
    • Вы можете использовать Уважаемый г-н Джеймс , Уважаемый Ларри Джеймс или Дорогой Ларри .
    • Продолжите письмо абзацами основной части письма, концовкой, подписью и приложениями. [4]

    Как написать деловое письмо

    Письма для общения с друзьями и родственниками, а именно их оформление, не имеют жестких требований. Однако осталась сфера, в которой этому уделяется должное внимание. Речь идет о деловой переписке – важнейшей части взаимоотношений между партнерами, клиентами, заказчиками, работодателями и сотрудниками. Необходимо четко знать, как правильно написать письмо, чем отличается деловое письмо от личного, что должно включать в себя оформление письма, как писать письма для разных ситуаций, в какой последовательности поместить информацию, какие слова следует употреблять.

    Деловое письмо – это своего рода визитная карточка компании. Поэтому грамотно составленное деловое письмо – залог формирования позитивного имиджа компании. Современное деловое письмо – это, прежде всего, служебное послание в виде официального документа, а также в форме всевозможных подтверждений, предложений, просьб, запросов, напоминаний, поручений, претензий, поздравлений, соболезнований и ответов на них.

    Деловое письмо должно быть безукоризненным во всех отношениях. даже незначительное отступление от правил может сделать его неправомерным с юридической точки зрения. Правильно оформленное, написанное хорошим языком на фирменном бланке, однозначное по смыслу деловое письмо – один из залогов успеха вашего дела. Для написания обычно используется фирменный бланк с эмблемой фирмы, ее полным названием, почтовым и телеграфным адресом, телефоном, факсом и банковскими реквизитами.

    Шапка письма, которая содержит обращение к адресату, обычно оформляется так. должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма. Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком. Шапка может быть выделена жирным шрифтом. В зависимости от ситуации можно использовать следующие примеры обращений: “Уважаемая госпожа Иванова!”, “Уважаемый Михаил Петрович!”, “Уважаемый господин директор!”, “Уважаемые господа!”. Обращение размещается посередине страницы. При этом следует учесть, что в деловом письме в обращении неприемлемы сокращения типа “г-н”, “г-жа” или употребление инициалов человека.

    Далее следует вступление, где необходимо кратко и четко сформулировать основную цель делового письма, причину, по которой отправляется данное письмо. Следующий раздел – основная часть, где излагается основная идея и суть делового письма. Потом идет краткое резюме, подведение итогов. Здесь чаще всего употребляются следующие фразы: “Надеемся/надеюсь…”, “Уверен/уверены…”, “Просим извинить за задержку с ответом” и т.п.

    Заканчивается деловое письмо вежливой подписью. “С уважением,… (должность адресанта), … (ФИО адресанта)”. По мере необходимости можно указать контактный номер телефона, название и физический адрес компании, адрес сайта компании. Если письмо содержит приложения, то они оформляются на отдельных листах. При этом нумерация листов может быть общей для всего документа или отдельной для основного письма и каждого приложения. Информация о приложениях должна содержаться в теле основного письма перед подписью. Цель большинства документов – заинтересовать адресата, убедить его, заставить действовать в нужном для автора направлении. Поэтому текст письма должен быть однозначным, лаконичным, точным и ясным .

    Включайся в дискуссию

    Поделиться с друзьями:

    Источники: http://masterotvetov.com/raznoe/127586-kak-oformit-shapku-pisma.html, http://ru.wikihow.com/%D0%BD%D0%B0%D0%BF%D0%B8%D1%81%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D1%88%D0%B0%D0%BF%D0%BA%D1%83-%D0%BF%D0%B8%D1%81%D1%8C%D0%BC%D0%B0, http://strana-sovetov.com/career/2377-business-letter.html

    Комментариев пока нет!

    www.kakdelat-pravilno.ru

    Деловая переписка, бланк письма – правила написания деловых писем

    Узнать о правилах написания деловых писем Различные примеры делового письма (или служебного) представлены в разделе «образцы писем». Здесь и сейчас давайте рассмотрим основные правила деловой переписки, освоение которых позволит вам уменьшить затраты времени на ведение делопроизводства.

    Бланк письма

    Главное правило – всегда используйте фирменный бланк для написания делового письма. Этим вы подчеркнете солидность своей организации, как говорится «встречают по одежке». Вид используемых бланков и состав реквизитов (по-другому элементов оформления) письма должен быть закреплен, например, приказом организации, если есть инструкция по делопроизводству, то тогда там.

    Данная статья написана с учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 «Требования к оформлению документов». И согласно этому стандарту можно использовать бланк письма с угловым расположением реквизитов или бланк письма с продольным вариантом их расположения.

    Бланк письма должен содержать информацию об организации, позволяющую легко ее идентифицировать. Например, логотип, наименование организации, сокращенное наименование (если закреплено в учредительных документах), почтовый адрес, контактные телефоны, адрес сайта и электронной почты и другие данные организации, либо что-то из перечисленного можно исключить. Строго это никакими нормами не регламентируется.

    Каждый лист письма должен иметь поля не менее (т.е. больше можно) слева – 20 мм, справа – 10 мм, сверху и снизу – 20 мм. Если деловое письмо более одного листа, начиная со второго, их нумеруют посередине и сверху. Если есть приложения, то каждое нумеруется отдельно.

    Правила деловой переписки

    Для ведения деловой переписки используется естественно официально-деловой стиль, его характеризует краткость и ясность изложения сути вопроса, стандартизация используемых фраз, соответствие нормам этикета.

    Деловое письмо необходимо составлять по одному вопросу или нескольким, но взаимосвязанным. Если вам надо в одну и ту же организацию обратиться по различным тематикам, то напишите несколько писем в один адрес.

    Согласно правилам ведения деловой переписки принято отвечать на все письма, за исключением присланных для сведения. Оперативно и четко отвечайте на все поставленные вопросы. Задержка с ответом расценивается как отказ от сотрудничества.

    Текст делового письма должен быть написан простыми фразами (не нужны витиеватые обороты речи) в нейтральном тоне (не надо никакой эмоциональности, чрезмерной любезности, грубости) без излишних подробностей (которые не относятся к рассматриваемому вопросу). Постарайтесь обойтись без орфографических и пунктуационных ошибок.

    Вы должны четко представлять цель делового письма – новое сотрудничество, увеличение продаж, изложить претензии, ускорить оплату услуг, выразить соболезнование, пригласить на презентацию, поздравить и т.д.

    Правилами деловой переписки в соответствии с этикетом допускаются такие варианты обращения:

    • «Уважаемый господин Новосельцев!» – предполагает дистанцию и носит более официальный характер,
    • «Уважаемая Евгения Станиславовна!» – показывает налаженность деловых отношений, преуменьшает дистанцию,
    • «Уважаемые господа!» – употребляется при коллективном обращении.

    Структура текста делового письма обычно состоит из следующих частей:

    • сначала объясняют причины, основания, цели написания письма,
    • затем предлагаются с вашей точки зрения решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации,
    • завершают послание кратким резюме, подведением итогов («надеемся…», «уверены…»).

    Как излагается деловое письмо:

    • Просим предоставить данные о..., подтверждаем получение…, направляем на рассмотрение проект договора… и т.п.
    • Или ЗАО «Канитель» гарантирует оплату…, ООО «Капелька» сообщает о получении… и т.п.

     

     В деловой переписке возможно использование фраз этикетного характера в заключительной части текста над подписью, например:

    • «С уважением,» «Искренне Ваш»

    или в более позитивном ключе –

    • «С наилучшими пожеланиями»,
    • «С надеждой на продолжение сотрудничества»,
    • «С интересом ждем от Вас новых предложений»,
    • «Всегда рады оказать Вам услугу» и др.

    Вот вы и получили необходимый минимум знаний на тему «Деловая переписка». Вам так же будет интересно для продолжения изучения правил ведения деловой переписки прочитать статью об оформлении делового письма, о требованиях к реквизитам письма. Например, как правильно указать адресата, поставить подпись и о других важных элементах. Я надеюсь, что материал излагается кратно, понятно и главное полезно.

    Евгения Полоса

    Спасибо Вам за добавление этой статьи в:

    Еще интересное по теме:

    К записи 329 комментариев

    delo-ved.ru

    Образцы делового письма. Как написать деловое письмо :: BusinessMan.ru

    Наверное, каждому хоть однажды приходилось сталкиваться с необходимостью написания делового письма. При его составлении невольно приходишь к выводу, что это совсем непросто. Существует множество правил и норм написания деловых писем, которые нужно знать. В статье подробно описывается процесс составления документа, приводятся образцы делового письма, рассматриваются их виды и оформление.

    Бланк

    Готовые бланки придадут солидности и укажут на надежность компании. Они содержат необходимую информацию об организации, такую как:

    • Наименование.
    • Адрес.
    • Контактные телефоны.
    • Сайт.
    • Электронную почту.
    • Логотип.
    • Другие контактные данные.

    Строгих правил по бланкам нет. Поэтому в каждой организации самостоятельно решают, какую информацию в них закладывать.

    Как правильно писать деловые письма? Подготовка

    Деловые письма пишутся и оформляются определенным образом, подчиняясь присущим им правилам и требованиям. В зависимости от цели автор подробно продумывает содержание, чтобы получить рассчитываемый им результат. Он должен ясно представлять, какую информацию адресат уже знает по теме письма, из чего исходить и что нового в нем будет. Аргументы зависят от того, какую цель преследует автор. Процесс подготовки делового письма можно разделить на следующие этапы:

    • Изучение вопроса.
    • Написание проекта письма.
    • Его согласование.
    • Подписание.
    • Регистрация.
    • Отправка адресату.

    Структура деловых писем

    При составлении письма необходимо его информационно насытить, то есть вложить туда все необходимые сведения. Оно может быть простым или сложным. В простом письме содержание ясно и коротко отображает информацию, в основном не требующую от адресата ответа. Сложное может состоять из нескольких разделов, пунктов и абзацев. В каждом абзаце излагается один аспект информации. Образцы делового письма такого типа обычно состоят из вступительной, основной и заключительной частей.

    Вступление содержит основание со ссылкой на соответствующие документы, с фактами и целями письма. В нем указываются наименование, автор, дата, номер и заголовок.

    Ниже приведен пример написания делового письма — вступительной его части.

    пример написания делового письма

    В основной части описываются ситуации, события, приводится их анализ и доказательства. Именно в этой части убеждают, что нужно поступить тем или иным образом, доказывают, как дело обстояло и информируют о необходимости в участии в каком-либо мероприятии, приводя разные аргументы.

    В заключении содержатся выводы, которые делаются в виде предложений, просьб, напоминаний, отказов и так далее.

    Пример написания делового письма — заключительной его части - представлен ниже. Здесь резюмирует требование, изложенное в основной.

    как правильно писать деловые письма

    Вся приводимая информация должна быть оптимально последовательна и понятна для восприятия.

    Каждое письмо начинается с обращения, выровненного по центру. Эта маленькая часть исключительно важна. При его выборе автор должен учитывать:

    • Позицию адресата.
    • Характер отношений.
    • Официальность.
    • Этикет.

    В конце письма должна содержаться вежливая форма. Например: «...Выражаю надежду на дальнейшее сотрудничество (благодарность за приглашение)...». После этих фраз следует подпись автора.

    Стиль

    Все письма должны быть выдержаны в официально-деловом стиле, что означает использование средств речи для официально-деловых отношений. Особенности такого языка формируются при следующих обстоятельствах:

    • Основными участниками деловых отношений являются юридические лица, от имени руководителей и должностных лиц которых пишутся письма.
    • Отношения в организациях имеют жесткий регламентированный характер.
    • Предметом общения является деятельность компании.
    • Документы управленческого характера в основном имеют конкретного адресата.
    • Часто в процессе деятельности организации встречаются одинаковые ситуации.

    В связи с этим изложенная в деловом письме информация должна быть:

    • Официальной, безличностной, подчеркивающей дистанцию между участниками общения.
    • Адресной, предназначенной конкретному адресату.
    • Актуальной в момент написания письма.
    • Достоверной и беспристрастной.
    • Аргументированной для побуждения к совершению получателем каких-либо действий.
    • Полной для возможности принятия решения.

    Требования

    Деловое письмо должно соответствовать следующим требованиям:

    • Речь стандартизирована на всех уровнях — лексическом, морфологическом и синтаксическом. В ней содержится множество оборотов, терминов и формул.
    • Тон написания — нейтральный, сдержанный и строгий, без употребления эмоциональных и экспрессивных языковых выражений.
    • Точность и ясность текста, без логических ошибок, четкость и продуманность формулировок.
    • Лаконичность и краткость — без использования выражений, несущих дополнительный смысл.
    • Использование языковых формул, сформированных в результате повторяющихся ситуаций.
    • Употребление терминов, то есть слов или словосочетаний, имеющих специальные понятия.
    • Использование сокращений, которые могут быть лексическими (то есть сложносокращенные слова, образованные удалением букв из частей слов: ООО, ГОСТ и так далее) и графическими (то есть обозначения слов в сокращенном виде: гр-н, ж-д и другое).
    • Употребление конструкций в родительном и творительном падежах.
    • Словосочетания с отглагольными существительными («оказать поддержку» вместо «поддержать»).
    • Использование простых распространенных предложений.

    Вышеприведенные образцы делового письма ниже показаны в полной версии (с основной частью). Информация отвечает всем требованиям официально-делового стиля.

    образцы делового письма

    Виды деловых писем

    Лучше всего деловое письмо писать по какому-либо одному конкретному вопросу. В случае необходимости решения нескольких вопросов сразу, рекомендуется составлять несколько разных вариантов.

    Деловые письма могут быть по своему содержанию:

    • Сопроводительными. Такие письма обычно нужны для сообщения о том, куда направить документы.(Как написать деловое письмо? Образец сопроводительного письма поможет тем, кому нужно составить этот вид документа.)

    как написать ответ на письмо пример

    • Гарантийными. Они пишутся для того, чтобы подтвердить какие-либо обещания или условия. Может гарантироваться, например, плата за работу, аренду, сроки поставки и другое.
    • Благодарственными. Их стали применять особенно часто в последнее время. Такие письма демонстрируют хороший тон партнерских отношений. Они могут быть оформлены на обычном бланке или же на цветной бумаге с красивым принтом.(Как написать деловое письмо? Образец благодарственной разновидности составляется в свободной форме в зависимости от задач, которые им решаются. В данном случае письмо в самой короткой форме выражает свою суть. Такой образец, выполненный на цветной бумаге с орнаментом, может висеть на стене в помещении компании на почетном месте.)

    как написать деловое письмо образец

    • Информационными.
    • Инструктивными.
    • Поздравительными.
    • Рекламными.

    Также бывают письма:

    • Предложения о сотрудничестве. Достаточно распространенные в последнее время, посылаемые организациям, часто носят рекламный характер, например, как этот образец. Коммерческие письма написать довольно сложно, нужно учитывать множество нюансов, чтобы на него обратили внимание, а тем более заинтересовались. Но если составить по нижеприведенному образцу, оно имеет все шансы на успех.

    образец коммерческие письма

    • Приглашения. Их посылают, предлагая участвовать в различных мероприятиях. Обычно они адресуются руководителю или должностному лицу, но могут адресоваться и целому коллективу.
    • Запросы.
    • Извещения.
    • Просьбы и многие другие.

    Как написать ответ на письмо. Пример

    как написать ответ на письмо пример

    Ответ надо начинать с повторения просьбы, изложенной в первом письме. Потом приводятся результаты ее рассмотрения и высказывается одобрение или мотив отказа. Деловое письмо-ответ может содержать альтернативное решение ожидаемой информации. Обычно оно отвечает следующим принципам:

    • Наличие ссылки на первое письмо и его содержание.
    • Одинаковые языковые средства.
    • Сопоставимые объемы и аспекты содержания.
    • Соблюдение определенной последовательности.

    Оформление

    Помимо использования фирменных бланков деловых писем, необходимо учитывать и другие тонкости при их оформлении. Это реквизиты, правила сокращений, написания адреса, заголовка, длина текста, ширина полей и другое.

    Образцы делового письма помогают составить его, учитывая все тонкости и нюансы. Ими пользуются как начинающие делопроизводители, так и опытные работники. Благодаря образцам, они учатся правильно составлять письма и экономят много времени.

    businessman.ru

    Деловое письмо. Образец делового письма

    Деловое письмо – это инструмент деловой переписки, который играет важную роль на пути прекращения либо поддержания взаимовыгодных и дружеских отношений с партнерами, поставщиками, клиентами, сотрудниками. Грамотно составленное деловое письмо позволяет создать позитивный имидж организации. На нашем сайте собраны образцы написания и оформления разных видов деловых писем.

    Образцы деловых писем

    Благодарственное письмо

    Благодарственное письмо – это деловое письмо, которое содержит слова благодарности по какому-то поводу: за профессиональную работу, качественно оказанные услуги и т.п. Письмо-благодарность может быть адресовано организации в целом либо какому-то конкретному человеку. Оно может являться письмом-ответом на инициативное письмо: письмо-поздравление , письмо-приглашение либо инициативным письмом, написанным по собственной инициативе составителя. Как написать благодарственное письмо Благодарственное письмо...

    Благодарственное письмо воспитателю

    Благодарственное письмо воспитателю – это деловое письмо, в котором выражается благодарность воспитателю детского сада за его кропотливый труд по воспитанию детей от имени директора дошкольного учреждения либо родителей детей. Как написать благодарственное письмо воспитателю Благодарственное письмо воспитателю детского сада имеет такую же форму, как обычное деловое письмо и состоит из следующих структурных элементов: Шапка документа. Содержит должность, фамилию и инициалы воспитателя в...

    Благодарственное письмо врачу

    Благодарственное письмо врачу – это деловое письмо, в котором выражается благодарность доктору за оказанную помощь в выздоровлении. Письмо-благодарность составляется от имени пациента либо родственников больного. Как написать благодарственное письмо врачу Благодарственное письмо врачу имеет такую же форму, как деловое письмо : Шапка письма - ФИО врача либо главврача заведения здравоохранения в дательном падеже (пишется по необходимости). Обращение - ФИО врача, которому выражается...

    Благодарственное письмо за сотрудничество

    Благодарственное письмо за сотрудничество – это деловое письмо, в котором выражается благодарность от имени руководителя организации своему партнеру за качественную и своевременную поставку товара, выполненные работы, оказанные услуги. Как написать благодарственное письмо за сотрудничество Благодарственное письмо за сотрудничество имеет те же реквизиты, что и деловое письмо : Шапка письма. Пишется должность, фамилия и инициалы работника организации, которому адресуются слова благодарности за...

    Благодарственное письмо организации

    Благодарственное письмо организации – это деловое письмо, в котором выражается благодарность за успешное проведение переговоров, встречу и уделенное время, оказанное гостеприимство во время командировки и т.п. Как написать благодарственное письмо организации Благодарственное письмо компании имеет реквизиты делового письма : Шапка документа - ФИО должностного лица организации, которой выражается благодарность. Обращение - ФИО должностного лица организации, которой адресованы слова благодарности....

    Благодарственное письмо родителям

    Благодарственное письмо родителям – это деловое письмо, в котором выражается благодарность родителям выпускников школы либо детского сада за хорошее воспитание своих детей, активное участие в жизни группы, класса и образовательного учреждения, помощь школе, детскому саду и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора, классного руководителя, воспитателя либо завуча. Как написать благодарственное письмо родителям Благодарственное письмо родителям выпускников состоит из следующих структурных...

    Благодарственное письмо сотруднику

    Благодарственное письмо сотруднику – это деловое письмо, в котором выражается благодарность работнику за его труд, вклад в развитие компании, добросовестное отношение к работе и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени руководителя организации в честь какого-то знаменательного события: юбилея, профессионального праздника и т.п. Как написать благодарственное письмо сотруднику Благодарственное письмо работнику имеет такую же форму и структуру, как обычное деловое письмо : Шапка документа. В...

    Благодарственное письмо ученику

    Благодарственное письмо ученику или студенту – это деловое письмо, в котором выражается благодарность учащемуся за успехи в учебе, за активную общественную деятельность, участие в спортивной жизни и т.п. Письмо-благодарность составляется от имени директора школы, ректора ВУЗа. Как написать благодарственное письмо ученику, студенту Благодарность ученику, студенту пишется в произвольной форме. Текст благодарственного письма содержит слова благодарности ученику, студенту. Внизу, под текстом письма,...

    Благодарственное письмо учителю

    Благодарственное письмо учителю – это деловое письмо, в котором выражается благодарность учителю, классному руководителю за работу по воспитанию и обучению детей от имени директора учебного учреждения либо родителей детей-учеников. Как написать благодарственное письмо учителю Благодарственное письмо преподавателю имеет реквизиты делового письма: Шапка документа - в ней указывается ФИО учителя, в чей адрес направлены слова благодарности. Необязательный структурный элемент благодарственного письма...

    Виды деловых писем

    Принято выделять следующие виды деловых писем . По тематическому признаку: Коммерческие – используются при подготовке к заключению коммерческой сделки, а также при выполнении условий договоров: оферта (письмо-предложение) – заявление лица о желании заключить сделку с указанием конкретных условий сделки; письмо-запрос - обращение одной стороны к другой о желании заключить сделку, как правило, без указания условий сделки либо уточнить какой-то вопрос при осуществлении сделки; рекламация...

    Гарантийное письмо

    Гарантийное письмо – это некоммерческое деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение (гарантию) выполнения каких-то действий или соблюдение определенных условий: сроков и факта оплаты за полученную продукцию, выполненную работу либо оказанные услуги, гарантии качества и прочее. Иными словами, гарантийное письмо является способом обеспечения исполнения обязательства стороной сделки. Гарантийное письмо может составляться в ответ на письмо-претензию. Как написать гарантийное письмо Бланк гарантийного...

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса

    Гарантийное письмо о предоставлении юридического адреса – это деловое письмо, которое содержит в себе подтверждение факта заключения договора аренды с существующим обществом либо намерения собственника нежилого помещения сдать его в аренду после проведения государственной регистрации нового юридического лица. Иными словами, оно гарантирует право на заключение в дальнейшем договора аренды. Данное письмо сдается в регистрирующий орган и составляется по запросу арендатора. Как написать гарантийное письмо о...

    Гарантийное письмо о приеме на работу

    Гарантийное письмо о приеме на работу – это деловое письмо, которое содержит гарантию заключения трудового договора работодателя с сотрудником. Чаще всего оно необходимо для предоставления в ФМС при переезде работника в другую страну. Как написать гарантийное письмо о приеме на работу Бланк гарантийного письма о приеме на работу содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано либо текст:...

    Гарантийное письмо об оплате

    Гарантийное письмо об оплате – это деловое письмо, которое является подтверждением сроков и факта оплаты за полученную продукцию, оказанные услуги либо выполненную работу. Гарантийное письмо на оплату может быть ответом на письмо-претензию . Как написать гарантийное письмо об оплате задолженности Бланк гарантийного письма содержит следующие реквизиты: номер и дата документа; получатель письма - наименование организации и ФИО должностного лица, которому оно адресовано; наименование документа -...

    Информационное письмо

    Информационное письмо – некоммерческое деловое письмо, основной целью которого является информирование, реклама, извещение о дальнейшем сотрудничестве, о сроке действия договора, об аспектах деятельности компании, продукции компании и т.п. Информационное письмо может выступать в качестве маркетингового инструмента на пути продвижения продукции компании, привлечения новых клиентов и увеличения продаж. Как написать информационное письмо Оформление информационного письма осуществляется согласно...

    Составление делового письма

    Перед тем, как написать деловое письмо, подумайте, какого конечного результата вы хотите добиться: увеличить продажи, ускорить процесс оплаты, предложить сотрудничество, предъявить претензии, поздравить, пригласить и другое. В соответствии с этим и составляйте деловое письмо, стараясь максимально подчеркнуть свою цель.

    Оформление делового письма

    Оформление делового письма осуществляется на фирменном бланке компании, где должно быть указано наименование организации, адрес месторасположения, контактные телефоны, возможно e-mail, сайт, логотип.

    Деловое письмо необходимо печатать с использованием полей: левое поле должно быть не менее 3 см (для подшивки документов), справа – не менее 1,5 см.

    Шапка делового письма должна содержать наименование компании-получателя с указанием ФИО и должности лица-получателя (в правом верхнем углу).

    В левом верхнем углу под шапкой делового письма указывается дата написания и регистрационный номер (исходящий). Если деловое письмо является письмом-ответом, то необходимо указать, на какой документ отвечает это письмо.

    По мере необходимости после даты и номера документа указывается его заголовок.

    Деловое письмо должно содержать обращение к получателю письма.

    В конце делового письма должна присутствовать подпись отправителя (ФИО, должность, подпись).

    Для официальной деловой переписки обычно применяют шрифт Times New Roman с 12-м размером шрифта и одинарным интервалом.

     

    working-papers.ru

    Правила написания письма на английском: личная и деловая переписка

    Правила написания письма на английском нужны не только тем, кто ведет деловую переписку, но и тем, кто выбрал английский язык в качестве дополнительного предмета по ЕГЭ. Правила и для того, и для другого случая схожи, но все же в них есть свои нюансы.

    правила написания письма на английском

    Правила написания письма на английском для ЕГЭ

    На ЕГЭ требуется написать личное письмо другу по переписке. Соответственно, правила его оформления не так строги, допускаются разговорные выражения и слова. Это материал будет также полезен не только тем, кто сдает экзамен, но и тем, кому необходимо написать письмо другу от руки.

    1. «Шапка» письма располагается в верхнем правом углу, в ней указывается адрес отправителя, который записывается от частного к общему. Сначала указывается номер дома, затем название улицы, затем страна (у нас принято писать адрес наоборот - от общего к частному). В той же части сверху, через одну строку, указывается дата. Она может выглядеть неформально – 18/06/13, или более строго – 18 June 2013. Наиболее употребительный вариант написания даты – June 18, 2013.
    2. Основной текст письма. Неформальное обращение начинается с Dear, Darling, My dear и т. п., без указания статуса (Mr., Ms., Mrs.), например: «Dear Jenna». В официальных письмах Dear означает не «дорогой», а «уважаемый». После обращения ставится только запятая, восклицательный знак не используется. Если речь идет о написании письма в ЕГЭ, то тело письма должно иметь следующую структуру. Первой идет вводная часть - благодарность другу за его письмо, извинение за то, что вы так долго не отвечали. В любом личном письме это могут быть отсылки к предыдущим, ведь именно так мы ведем переписку в жизни – словно бы продолжая беседу. В письме для ЕГЭ нужно обязательно поблагодарить и извиниться. Далее нужно ответить на вопросы, указанные в задании, и задать встречные вопросы. Это и есть основная часть письма. третья часть - заключительная. В нее включаются всякие вежливые стандартные фразы, подтверждающие желание продолжать общение, вроде «Жду ответа как можно скорее» (Hope to hear from you soon), «До связи!» (Do keep in touch!).
    3. Внизу, под основной частью письма, через строку указывается фраза-клише. Эти фразы могут быть разными в зависимости от степени близости отношений. Наиболее официальные варианты – Sincerely, Sincerely yours, что аналогично нашему «С уважением», «Искренне ваш». Но можно употребить и менее формальные выражения: Love, All my love (с любовью), With best wishes (С наилучшими пожеланиями). Наиболее подходящий вариант нужно выбрать исходя из тона письма. После этого слова ставится запятая.
    4. После запятой указывается имя автора письма. Поскольку письмо дружеское, то не нужно указывать ни должность, ни фамилию.

    правила написания делового письма на английском

    Правила написания письма на английском усваиваются легче, если ознакомиться с образцами писем и выучить шаблонные фразы для каждого из разделов, выбор которых весьма велик. Пример письма для ЕГЭ:

    105 Lenina St

    Novosibirsk

    Russia

    18 June 2013

    Dear Tina,

    Thanks for your letter. I was very glad to receive it and know that you are fine. I must apologize for not writing earlier. I was very busy with preparing for exams. I will take them soon. I am especially worried about my English language exam, because I think that my vocabulary is not big enough.

    How are you doing? I received your photo with electronic guitar. You look like real rock star. What song are you learning these days?

    You asked me about my hobbies. I have to delay my photography classes, because after my exams I need to help my cousin. She also will have some exams and she asked me to explain her some aspects of Russian language and History.

    Looking forward to hearing from you.

    All my love,

    Olga.

    Написание письма на английском для ЕГЭ требует соблюдения специфических правил. Например, письмо должно быть строго от 90 до 154 слов. Пример, приведенный выше, содержит 148 слов.

    написание письма на английском

    Правила написания делового письма на английском

    Во многих компаниях существует шаблон для оформления деловых писем, как бумажных, так и электронных. Деловое письмо обязательно содержит следующие элементы:

    1. «Шапка». Она может оформляться по-разному, но обязательно содержит наименование организации и обозначение области ее деятельности, возможно - ее основные контакты.
    2. Приветствие. Обращаться к адресату в деловом письме нужно по имени-фамилии, с указанием статуса (Mr., Ms., Mrs.). Обязательно нужно начать со слова «Уважаемый», то есть с «Dear…». Например, "Dear Mrs. Julia Johnson". Наиболее официальным обращением является "Dear Sir".
    3. Содержание письма. Должно быть ясным и четким, без лишних слов. Если это электронное письмо, то оно должно быть коротким. Если нужно изложить что-то длинное, то лучше отправить его отдельным файлом во вложении. Очень желательны вежливые формулы в конце письма, например: If you have any question pls feel free to contact me. Looking forward to your early reply. Best regards. Каждое предложение следует писать с новой строки.
    4. Подпись отправителя. В подписи должны быть указаны  имя и фамилия отправителя, его должность и личные контакты. Контакты также могут быть указаны ниже. В электронных письмах можно заполнить подпись, которая автоматически будет появляться в каждом электронном письме. Тогда в конце достаточно просто указать свое имя.
    5. В конце через строку указываются контакты компании, ссылка на сайт, при необходимости – логотип. Контакты нужно указать как можно подробнее, ваш собеседник должен знать все способы связи с вами и иметь возможность выбрать для себя наиболее удобный из них. Вот что включают в свою электронную подпись современные компании:

    Contact Name: Ms Olga Petrova

    Company: GreenHouse.ltd

    Website: www.greenhouse.ru

    Office Address: Room202, 45, Lenina St., Novosibirsk, Russia

    Telephone: +7 (383) 258-89-65

    Mobile: +7 (800) 389-08-90

    Fax: +7 (800) 335-08-91

    MSN: [email protected]

    Skype: olga51121

    Business e-mail: [email protected]

    Есть и другие правила написания письма на английском, но они касаются не столько оформления писем, сколько их содержания. Также правила могут меняться в зависимости от вида корреспонденции и ее наполнения. Для того чтобы правильно написать деловое или личное письмо, познакомьтесь также с правилами письменного этикета и популярными английскими письменными сокращениями.

    fb.ru


    Смотрите также