7. Оформление реквизита «Гриф утверждения». Утверждаю шапка


Как оформить правильно утверждение документа

Как утвердить документ?

Утверждение документа — это один из способов его удостоверения, придание документу юридической силы, а также подтверждение его подлинности. Утверждение документа осуществляется с помощью грифа утверждения документа.

Гриф утверждения документа является шестнадцатым в списке реквизитов официального документа согласно ГОСТ Р 6.30–2003. Гриф утверждения — дополнительный реквизит документа. Он придает нормативный или правовой характер его содержанию. В любой организации должен быть примерный перечень документов, подлежащих утверждению (см. ниже). Он, как правило, закрепляется в Табеле унифицированных форм документов или Инструкции по делопроизводству организации. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Способы утверждения документа:

  • Документ может утверждаться должностным лицом.
  • Специально издаваемым документом.

Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. Издаваемый документ (приказ, распоряжение, решение, протокол) рекомендуется составлять в тех случаях, когда требуются дополнительные разъяснения по применению и исполнению утверждаемого документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, его классного чина (при необходимости), личной подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор ООО «Свобода»

подпись C. А. Красавин

31 декабря 2013 г.

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне, а документ не должен оформляться на бланке.

При утверждении документа, который составлен не на бланке (акт, договор), наименование организации при указании должности лица, утвердившего документ, указывается полностью. Полное наименование организации указывается и в том случае, если документ утверждается руководителем вышестоящей организации.

При утверждении документа приказом, решением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера:

УТВЕРЖДЕНО

приказом ОАО «Радость»

от 01.04.2014 № 01–02/75

Если приказом (распоряжением) утверждаются несколько документов, то в правом верхнем углу каждого из них проставляется номер приложения, на который дана ссылка в тексте приказа (распоряжения) и гриф утверждения, например:

Приложение № 3

УТВЕРЖДЕНО

приказом ООО «Булочка»

от 06.05.2014 № 01–01/35

Слова УТВЕРЖДЕНО и УТВЕРЖДЕН согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение — УТВЕРЖДЕНО, программа — УТВЕРЖДЕНА, мероприятия — УТВЕРЖДЕНЫ.

Датой утверждаемого документа является не дата его подписания, а дата утверждения.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

  1. Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; списания; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций).
  2. Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений; о поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, материальной ответственности и т. д.).
  3. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ; технические и т. д.).
  4. Заявки (на оборудование, изобретения и т. д.).
  5. Инструкции (правила) (должностные; о ведении делопроизводства; по технике безопасности; внутреннего трудового распорядка и т. д.).
  6. Нормативы (расхода сырья, материалов, электроэнергии; технологического проектирования; численности работников и т. д.).
  7. Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т. д.).
  8. Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем; предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документов, образующихся в деятельности министерств, госкомитетов и других организаций с указанием сроков хранения и т. д.).
  9. Планы (производственные; строительно-монтажных, проектно-изыскательных, научно-исследовательских работ; внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; работы коллегий и т. д.).
  10. Положения (уставы) (о министерстве; структурном подразделении; премировании; уставы предприятий и т. д.).
  11. Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т. д.).
  12. Расценки на производство работ.
  13. Сметы (расходов на содержание аппарата управления; на капитальное строительство и т. д.).
  14. Стандарты.
  15. Структура и штатная численность.
  16. Тарифные ставки.
  17. Формы унифицированных документов.
  18. Штатные расписания и изменения к ним.

Перечень документов, на которые нужно ставить печать>>

www.docdelo.ru

7. Оформление реквизита «Гриф утверждения».

3.16 Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Президент ЗАО "Ростекстиль"

Личная подпись

В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите "Гриф утверждения документа" центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор  АО "Электронные технологии"  Личная подпись Л.В. Кузнецов Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН решением общего собрания  акционеров от 05.04.2003 14

или

УТВЕРЖДЕНО  приказом ВНИИДАД  от 05.04.2003 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. 

8. Оформление реквизита «Гриф согласования» и «Виза согласования». Чем они отличаются?

3.23 Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например: СОГЛАСОВАНО Ректор Финансовой академии  при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись

А.Г. Грязнова

Дата

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Письмо Российской академии медицинских наук  от 05.06.2003 430-162

или

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Правления Российской государственной  страховой компании "Росгосстрах" от 05.06.2003 10

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.  Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.  Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

3.24 Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С. Орлов

Дата

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом: Замечания прилагаются

Руководитель юридического отдела

Личная подпись

А.С. Орлов

Дата

Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.  Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.  Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

studfiles.net

«Гриф утверждения документа». Правила оформления и применения.

Утверждение документа – это один из способов его удостоверения, то есть дополнительного удостоверения его подлинности и достоверности и обеспечивающего доку-ментам юридическую силу. Располагается этот реквизит в правом верхнем углу документа.

Реквизит документа указывает на нормативный и правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.

Документ может утверждаться соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в утверждаемых документах или посредством издания соответствующего распорядительного документа.

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), полного наименования должностного лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Директор АО «Акваном»

_________С.И.Тихонов

«___»_________2004

Если документ утверждается другим специально издаваемым документом – постановлением, решением, приказом, протоколом, то гриф утверждения должен состоять из слова «УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕН, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО», а также содержать наименование утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера при этом разрешается центровать элементы относительной самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДЕНО

протоколом собрания

акционеров

12.02.2004 № 2

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 07.06.2004 № 95

Приказ об утверждении следует издавать в том случае, если в нем будет содержаться дополнительная информация о необходимых действиях.

Гриф утверждения в таких документах, как структура и штатная численность и штатное расписание, дополнительно удостоверяется оттиском печати.

Гриф утверждения является обязательным лишь для некоторых видов документов и поэтому на предприятии необходимо иметь перечень документов, подлежащих утверждению, который определяется Табелем унифицированных форм документов или инструкций по делопроизводству организации. Основанием для составления Перечня является Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительно власти, а также законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов.

При наличии на документе нескольких грифов утверждения они располагаются на одном уровне, например:

УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ

Директор АО «Стимул» Директор АО «Квант»

_________С.И.Тихонов __________В.Н.Орлов

«___»___________2004 «___»__________2004

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.

56.Факторы, способствующие лучшему усвоению прочитанного материала.

57.Диалог с деловым партнёром. Факторы успеха.

Важный этап переговоров - дискуссионный, цель которого выработать общую позицию для принятия взаимоприемлемых решений. На этом этапе основное внимание уделяют обсуждению вариантов совместного решения. В условиях конфликтной ситуации именно дискуссия наиболее трудный и сложный этап в переговорном процессе.

Доводами служат, как правило, удачно подобранные примеры, пояснения, почему вы настаиваете на таком способе осуществления сделки, а не ином, и почему именно этот способ наиболее эффективен и выгоден, прост и требует меньше затрат. Это ссылки на ситуацию на рынке, на те или иные примеры из вашего опыта и ваших партнеров по бизнесу. Главное доводы должны быть ориентированы на оценочные полюсы "выгодно/невыгодно"

В основе партнерского подхода к переговорам лежат:

конструктивный диалог,

поиск совместных путей решения проблемы,

стирание противоречий,

совместный анализ вариантов решений,

желание и умение видеть проблему глазами другой стороны.

Таким образом, разумное соглашение должно максимально отвечать интересам каждой из сторон, быть справедливым с точки зрения обеих сторон, быть долговременным и не заключать в себе основы для возникновения разногласий в будущем.

Чтобы деловые переговоры завершились для вас успехом, соблюдайте следующие правила:

- Будьте пунктуальны

- Обращайтесь к партнерам по имени. Тщательно готовьтесь к началу беседы.

- Будьте интересным собеседником.

- Говорите спокойно, четко и убедительно.

- Не избегайте обсуждения сложных вопросов. Е

58.Стресс. Пути предотвращения стрессовых ситуаций и выхода из них.

59.Правила работы с телефонограммой.

60.Внутренние документы. Подготовка и оформление.

studfiles.net

Утверждение документов

Утверждение документа является особым способом введения документа в действие, санкционирующим распространение его на определенный круг организаций, должностных лиц и граждан (подп. 2.3.2.4 ГСДОУ[1]).

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

  • грифа утверждения;
  • издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3.2.4).

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, утверждение может производиться и другими документами.

В ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» находим подтверждение этому: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). Как видим, ГОСТ Р 6.30-2003 дает более широкую трактовку второго способа утверждения: документ может утверждаться «специально издаваемым документом», в то время как ГСДОУ говорит об издании «соответствующего распорядительного документа».

Оба способа утверждения имеют одинаковую юридическую силу, но какой из них выбрать?

Утверждение документа путем издания распорядительного документа

Такой вид утверждения используется в том случае, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения. Например, приказом утверждается какой-либо Регламент. В любой компании потребуется время на доведение данного приказа и, соответственно, Регламента до сведения работников, а также на ознакомление с данным Регламентом. Поэтому даты подписания приказа и утверждения и введения в действие Регламента могут отличаться, что и отражается  в приказе.

Также в приказе указывается перечень работников, до сведения которых должны быть доведены приказ и Регламент, и срок, в течение которого это должно быть сделано. Именно поэтому утверждение приказа путем издания распорядительного документа особенно актуально для компаний, которые имеют развитую сеть филиалов. В приказе обычно указываются Ф.И.О. работников, которые контролируют исполнение приказа. Если же такая формулировка отсутствует, то исполнение приказа контролирует тот работник, который подписал приказ.

Таким образом, издание распорядительного документа для утверждения какого-либо документа позволяет не только дать необходимые разъяснения, но и регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а того, как наиболее эффективно ввести его в действие.

На практике документы могут утверждаться приказом, постановлением, решением, реже – протоколом.

Процедура утверждения  документа другим документом

Сначала необходимо подготовить документ (например приказ), которым будет утверждаться другой документ (например, Регламент) (Пример 1).

ПРИМЕР 1

Приказ об утверждении Регламента

Открытое акционерное общество «ЭВЕРЕСТ»

ПРИКАЗ

03.10. 2011                                                                                                                                                                                                                                                                                                                    № 52 о/д

Москва

Об утверждении

Регламента по работе

с дебиторской задолженностью

в ОАО «ЭВЕРЕСТ»

В целях совершенствования работы с клиентами ОАО «ЭВЕРЕСТ» (далее – Общество), а также для контроля за состоянием дебиторской задолженности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Регламент по работе с дебиторской задолженностью (Приложение) и ввести в его действие с 17 октября 2011 года.

2. Начальнику секретариата Маркиной А.П. ознакомить с настоящим приказом работников Общества в соответствии с Реестром рассылки в течение трех рабочих дней с даты подписания приказа.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на коммерческого директора Порошина А.М.

Генеральный директор                   Волков                                   Г.В. Волков

После подготовки утверждающего документа необходимо оформить на приложении к нему гриф утверждения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

 

3.16. […] При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего собрания

акционеров от 05.04.2003 № 14

или

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

В нашем примере гриф утверждения Регламента по работе с дебиторской задолженностью будет выглядеть так:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                                      от 01.07.2011 № 52 о/д

Обратите внимание: утверждаемый документ будет являться приложением к документу, которым он утверждается. В ГОСТ Р 6.30-2003 дается лишь один вариант оформления приложения.

Извлечение из ГОСТ Р 6.30-2003

 

3.21. […] В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение № 2

к приказу Росархива

от 05.06.2003 № 319

Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

ПРИЛОЖЕНИЕ №2

к приказу Минздрава России

от 05.06.2003 № 251

В нашем примере это будет выглядеть следующим образом:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            Приложение

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            к приказу ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                           от 03.10.2011 года № 52 о/д

                                                                                                                                                                                                                                                                                                               УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 03.10.2011 № 52 о/д

Этот вариант оформления грифа утверждения и приложения вызывал среди специалистов много вопросов.

В Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных Рриказом Росархива от 23.12.2009 № 76, были предложены два варианта оформления грифа утверждения и приложения:

• на приложениях справочного характера к приказам, распоряжениям, правилам, инструкциям, положениям, планам, программам, договорам и другим документам отметка о приложении проставляется на первом листе приложения в правом верхнем углу. Если приложений несколько, они нумеруются (Приложение № 1, Приложение № 2). Если приложение одно, оно не нумеруется. В отметке о приложении указывается наименование вида основного документа, его дата и номер:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                              Приложение № 5

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             к приказу ЗАО «Северный путь»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 15.07.2011 № 56

• если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа, например:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Приложение № 1

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             приказом Росархива

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             от 12.11.2009 № 125

В нашем примере, учитывая, что приложение одно, оформление будет выглядеть следующим образом:

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             Приложение

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             УТВЕРЖДЕНО

                                                                                                                                                                                                                                                                                                             приказом ОАО «ЭВЕРЕСТ»

                                                                                                                                                                                                                                                                                                            от 03.10.2011 № 52 о/д

Рекомендуем  использовать именно этот вариант как более рациональный, но сразу заметим: чтобы для коммерческих организаций этот вариант сделать нормативным, его необходимо закрепить в Инструкции по делопроизводству.

Утверждение документа должностным лицом (должностными лицами)

Обычно этот способ используют при утверждении должностных инструкций, положений об отделах, актов проверок и ревизий, актов приема законченных строительством объектов, оборудования, актов экспертизы, актов передачи дел, актов ликвидации организаций, учреждений, предприятий, расценок на производство работ, сметы расходов, отчетов и др., т.е. при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений. Оформление грифа утверждения на таком документе, как правило, не вызывает вопросов, и при его оформлении можно использовать рекомендации ГОСТ Р 6.30-2003.

 

Извлечение из ГОСТ Р 6.30–2003

 

3.16. […] При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Президент ЗАО «Ростекстиль»

Личная подпись В.А. Степанов

Дата

Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

АО «Электронные технологии»

Личная подпись Л.В. Кузнецов

Дата

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

[…]

Утверждаемый документ должен быть подписан. В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003* приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы.

Какие документы подлежат утверждению?

В каждой организации должен быть определен перечень документов, подлежащих утверждению. Такой перечень можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации.

При составлении перечня можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003.

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению

 

Акты (проверок и ревизий, приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.)

Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.)

Инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.)

Нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.)

Отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно0-исследовательских работах и т.д.)

Перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.).

Планы (производственные, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов по жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.)

Положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.)

Программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.)

Расценки на производство работ

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.)

Стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые)

Структура и штатная численность

Тарифные ставки

Уставы организаций

Формы унифицированных документов

Штатные расписания и изменения к ним

Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Причем законодательные акты могут касаться не только организационно-распорядительных документов, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти Российской Федерации, субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, организаций, юридических и физических лиц независимо от форм собственности, но и других видов документов.

Так, большое внимание при составлении перечня документов, которые требуют утверждения, следует уделить первичным учетным документам. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых и ведется бухгалтерский учет.

 В соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 01.07.2011) и постановлением Правительства РФ от 08.07.1997 № 835 «О первичных учетных документах» Госкомстат России по согласованию с Минфином России и Минэкономики России утверждает альбомы унифицированных форм первичной учетной документации. Примерный перечень первичных учетных документов, которые требуют утверждения, приведен в таблице. 

Примерный перечень первичных учетных документов, требующих утверждения 

Нормативно-правовой акт Наименование документа, требующего утверждения

Постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»

• № Т-7 «График отпусков»;

• № Т-73 «Акт о приеме работ, выполненных по срочному трудовому договору, заключенному на время выполнения определенной работы».

Постановление Госкомстата России от 21.01.2003 № 7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств»

• № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)»;

• № ОС-1б «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)»;

• № ОС-4 «Акт о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-4а «Акт о списании автотранспортных средств»;

• № ОС-4б «Акт о списании групп объектов основных средств (кроме автотранспортных средств)»;

• № ОС-14 «Акт о приеме (поступлении) оборудования»

Постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55 «Об утверждении унифицированной первичной учетной формы первичной учетной документации № АО-1 “Авансовый отчет”»

№ АО-1 «Авансовый отчет»

Постановление Госкомстата России от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций»

• № КМ-3 «Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам», 

• № ТОРГ-1 «Акт о приемке товаров»;

• № ТОРГ-2 «Акт об установленном расхождении по количеству и качеству при приемке товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-4 «Акт о приемке товара, поступившего без счета поставщика»;

• № ТОРГ-5 «Акт об оприходовании тары, не указанной в счете поставщика»;

• № ТОРГ-6 «Акт о завесе тары»;

• № ТОРГ-15 «Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей»;

• № ТОРГ-16 «Акт о списании товаров»;

• № ТОРГ-20 «Акт о подработке, подсортировке, перетаривании товаров»;

• № ТОРГ-21 «Акт о переборке (сортировке) плодоовощной продукции»;

• № ТОРГ-22 «Акт о контрольной (выборочной) проверке яиц»

 

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность на территории Российской Федерации (за исключением кредитных организаций и бюджетных учреждений). 

Кроме того, при составлении перечня следует учитывать и вид деятельности организации, т.к. унифицированные формы первичной учетной документации могут разрабатываться отдельно для различных направлений деятельности. Примером могут служить постановления Госкомстата России: от 29.09.1997 № 68 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету сельскохозяйственной продукции и сырья» и от 25.12.1998 № 132 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету торговых операций».

Кроме того, следует учитывать, что при составлении перечня документов, требующих утверждения, большое значение имеет организационно-правовая форма юридического лица, т.к. законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу утверждения тех или иных документов (как правило, в них приводится перечень таких документов),  например:.

Извлечение

из Федерального закона от 26.12.1995 № 208-ФЗ

«Об акционерных обществах»

(в ред. от 28.12.2010)

Статья 48. Компетенция общего собрания акционеров

1. К компетенции общего собрания акционеров относятся:

1) внесение изменений и дополнений в устав общества или утверждение устава общества в новой редакции;

[…] 10) утверждение аудитора общества;

[…] 11) утверждение годовых отчетов, годовой бухгалтерской отчетности, в том числе отчетов о прибылях и об убытках (счетов прибылей и убытков) общества, а также распределение прибыли (в том числе выплата (объявление) дивидендов, за исключением прибыли, распределенной в качестве дивидендов по результатам первого квартала, полугодия, девяти месяцев финансового года) и убытков общества по результатам финансового года;

[…] 19) утверждение внутренних документов, регулирующих деятельность органов общества…

[…].

Статья 65. Компетенция совета директоров (наблюдательного совета) общества

1. […]К компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся следующие вопросы:

[…] 3) утверждение повестки дня общего собрания акционеров;

[…] 13) утверждение внутренних документов общества, за исключением внутренних документов, утверждение которых отнесено Федеральным законом к компетенции общего собрания акционеров, а также иных внутренних документов общества, утверждение которых отнесено уставом общества к компетенции исполнительных органов общества…

[…]

 

Извлечение

из Федерального закона от 06.02.1998 № 14-ФЗ

«Об обществах с ограниченной ответственностью»

(в ред. от 11.07.2011)

 

Статья 32. Органы общества

[…] 2.1. […] Уставом общества может быть предусмотрено, что к компетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества относятся:

[…] 6) утверждение или принятие документов, регулирующих организацию деятельности общества (внутренних документов общества)…

[…].

Статья 33. Компетенция общего собрания участников общества

1. К компетенции общего собрания участников общества относятся:

[…] 6) утверждение годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;

[…] 12) назначение ликвидационной комиссии и утверждение ликвидационных балансов…

 […]

Извлечение

из Федерального закона от 14.11.2002 № 161-ФЗ

«О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»

(в ред. от 19.07.2011)

Статья 20. Права собственника имущества унитарного предприятия

1.       Собственник имущества унитарного предприятия:

[…] 4) утверждает устав унитарного предприятия, вносит в него изменения, в том числе утверждает устав унитарного предприятия в новой редакции;

5) принимает решение о реорганизации или ликвидации унитарного предприятия в порядке, установленном законодательством, назначает ликвидационную комиссию и утверждает ликвидационные балансы унитарного предприятия;

[…] 12) утверждает показатели экономической эффективности деятельности унитарного предприятия и контролирует их выполнение.

[…]

Обратите внимание

Чтобы документ был утвержден должностным лицом, такое лицо должно обладать правом утверждения (подписи) документа.

Как правило, в соответствии с учредительными документами право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – генеральный директор (директор, президент). В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы наряду с единоличным исполнительным органом. На практике такие варианты встречаются редко. В основном право подписи и утверждения каких-либо документов (за исключением документов, связанных с трудовым правом) делегируется на основании отдельного приказа о предоставлении права подписи конкретному должностному лицу или фиксируется в приказе о распределении обязанностей, в котором указываются не только полномочия отдельных руководителей, но и те документы, которые они могут подписывать и утверждать в пределах своих полномочий.

Иначе обстоит дело с первичными учетными документами. В соответствии с Федеральным законом от 21.11.2006 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (в ред. от 28.09.2010) перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированные формы № ОС-1 «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)», № ОС-1а «Акт о приеме-передаче здания (сооружения)», № ОС-16 «Акт о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений)», утвержденные постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 № 7. При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

* Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 / Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. ред. М.В. Ларин, А.Н. Сокова; Росархив, ВНИИДАД. М., 2003. 90 с.

Е.Г. Юсипова, член Гильдии Управляющих Документацией

www.profiz.ru

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА - это... Что такое ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА?

 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА 1) согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию; 2) согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – реквизит 16. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова «утверждаю» (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне. При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «утвержден» («утверждена», «утверждены» или «утверждено»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях. — М.: Флинта : Наука. С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова. 2009.

  • ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА
  • ДАННЫЕ ТЕКСТОВЫЕ

Смотреть что такое "ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ ДОКУМЕНТА" в других словарях:

  • Гриф утверждения документа — 53 ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию... Источник: ГОСТ Р 51141 98. Государственный стандарт Российской Федерации. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… …   Официальная терминология

  • гриф утверждения — Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. [ГОСТ Р 7.0.3 2006] гриф утверждения реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер… …   Справочник технического переводчика

  • гриф утверждения — 3.1.5.15 гриф утверждения: Надпись, утверждающая издание в качестве нормативного или учебного и помещаемая на титульном листе перед заглавием или после него. Источник …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • УГЛОВОЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов», – бланки с расположением в верхнем левом углу реквизитов «Наименование организации» (08), «Наименование вида …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКВИЗИТЫ ДОКУМЕНТА — согласно ГОСТ Р 6.30–2003 УСД «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов»: наименование структурного подразделения – автора документа; резолюция; гриф утверждения; отметка о заверении …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • Реквизиты — Реквизиты  совокупность постоянных элементов содержания документа. Один из наиболее полных перечней реквизитов (30 реквизитов) приведен в ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно… …   Википедия

  • МЕЖСТРОЧНЫЕ ИНТЕРВАЛЫ (ИНТЕРЛИНЬЯЖ), ИСПОЛЬЗУЕМЫЕ ПРИ ОФОРМЛЕНИИ РЕКВИЗИТОВ —  – это расстояние между строками в абзаце. При подготовке документов в текстовом редакторе Microsoft Word расстояние по вертикали указывается в межстрочных интервалах или в пунктах: 1) одинарный интервал – 12 пт; 2) полуторный интервал – 18 пт;… …   Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

  • ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

  • Организационно-распорядительная документация — (ОРД)  комплекс документов закрепляющих функции, задачи, цели организации, а также права и обязанности работников и руководителей. Содержание 1 Виды ОРД 2 Составление 3 …   Википедия

  • ГОСТ Р 7.0.3-2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения — Терминология ГОСТ Р 7.0.3 2006: Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Издания. Основные элементы. Термины и определения оригинал документа: 3.1.5.19 авторский знак: Условное буквенно цифровое обозначение фамилии… …   Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

clerical_work.academic.ru


Смотрите также